La gestion des notes de frais est un enjeu crucial pour les entreprises, tant du point de vue financier qu’administratif. Face à la complexité et au temps consacré à cette tâche, de plus en plus d’entreprises cherchent des solutions pour faciliter et optimiser ce processus. Cet article vous présente les différentes options disponibles sur le marché, leurs avantages et inconvénients, ainsi que des conseils pour choisir la solution adaptée à vos besoins.
Les défis posés par la gestion traditionnelle des notes de frais
La gestion traditionnelle des notes de frais repose sur un processus manuel et papier, qui peut s’avérer fastidieux et chronophage pour les salariés comme pour les services administratifs. Les erreurs sont fréquentes, qu’il s’agisse d’oublis, de double saisie ou d’inexactitude dans les montants remboursés. De plus, l’archivage et la recherche d’anciennes notes de frais peuvent représenter une véritable gageure.
Selon une étude menée par l’éditeur Concur en 2017, la gestion des notes de frais coûterait en moyenne 53 € par note aux entreprises françaises, soit près de 7 milliards d’euros par an. Il est donc primordial pour elles de trouver des solutions permettant de réduire ces coûts et d’améliorer l’efficacité du processus.
Les solutions numériques pour simplifier la gestion des notes de frais
Face à ces défis, de nombreuses solutions numériques ont vu le jour pour faciliter et optimiser la gestion des notes de frais. Elles se distinguent en deux grandes catégories : les logiciels spécialisés et les applications mobiles.
Les logiciels spécialisés
Il existe plusieurs logiciels spécialisés dans la gestion des notes de frais, tels que Expensify, Concur ou Rydoo. Ces solutions offrent un grand nombre de fonctionnalités pour simplifier le processus, telles que :
- La saisie automatisée des dépenses grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) sur les justificatifs;
- L’intégration avec les cartes bancaires professionnelles pour récupérer automatiquement les transactions effectuées;
- Le suivi en temps réel des dépenses et une meilleure visibilité sur les frais engagés;
- La création de rapports personnalisables et l’export des données vers des logiciels comptables;
- Le respect des politiques de remboursement et la vérification automatique des dépenses non conformes.
Ces solutions sont généralement proposées sous forme d’abonnement mensuel ou annuel, avec un coût variable en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités choisies.
Les applications mobiles
Pour répondre aux besoins spécifiques des salariés en déplacement, plusieurs applications mobiles dédiées à la gestion des notes de frais ont également vu le jour. Elles permettent notamment de :
- Prendre en photo les justificatifs et les tickets de caisse pour les intégrer directement dans l’application;
- Enregistrer les dépenses en temps réel et les classer par catégorie;
- Gérer les frais kilométriques grâce à un calculateur intégré;
- Exporter les données vers des logiciels comptables ou des solutions de gestion d’entreprise.
Ces applications, comme Zoho Expense, Expensya ou N2F, sont souvent proposées en complément d’un logiciel de gestion des notes de frais pour offrir une solution complète aux entreprises.
Comment choisir la bonne solution pour votre entreprise ?
Pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins, il est important de prendre en compte plusieurs critères :
- Les fonctionnalités proposées : assurez-vous que la solution choisie couvre bien l’ensemble des besoins spécifiques à votre entreprise (saisie automatisée, gestion des devises étrangères, etc.);
- L’intégration avec vos outils existants : optez pour une solution capable de s’intégrer facilement avec vos logiciels comptables ou votre système d’information;
- L’ergonomie et la simplicité d’utilisation : préférez une solution intuitive et facile à prendre en main pour vos salariés, afin d’optimiser leur adoption et leur satisfaction;
- Le coût total de possession (TCO) : comparez les coûts d’acquisition et de maintenance des différentes solutions, en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités choisies;
- La sécurité et la conformité : vérifiez que la solution choisie respecte bien les normes de sécurité et les réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles.
Il peut être utile de réaliser un audit interne de vos besoins et de consulter les retours d’expérience d’autres entreprises ayant adopté ces solutions pour vous aider dans votre choix.
Au-delà de l’outil choisi, il est essentiel d’accompagner vos salariés dans cette transition vers une gestion numérique des notes de frais, en leur offrant une formation adaptée et un support technique réactif. L’adoption réussie d’une nouvelle solution dépend en grande partie de l’implication et de la satisfaction des utilisateurs finaux.
Les avantages d’une gestion optimisée des notes de frais
En adoptant une solution numérique pour faciliter la gestion des notes de frais, votre entreprise pourra bénéficier de nombreux avantages :
- Réduction du temps consacré à la saisie, au traitement et à l’archivage des notes de frais, permettant aux salariés comme aux services administratifs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée;
- Diminution des erreurs et amélioration du respect des politiques internes;
- Meilleure visibilité sur les dépenses engagées et optimisation du budget consacré aux frais professionnels;
- Sécurisation des données et simplification des contrôles comptables et fiscaux.
En somme, la mise en place d’une solution numérique pour la gestion des notes de frais représente un investissement rentable pour les entreprises, permettant d’améliorer leur efficacité administrative et financière tout en offrant un meilleur confort d’utilisation aux salariés.
