Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Ce règlement européen a pour objectif de renforcer la protection des données à caractère personnel des citoyens et d’harmoniser les législations nationales. Les entreprises doivent se conformer à ces nouvelles obligations pour éviter des sanctions pouvant atteindre jusqu’à 4% de leur chiffre d’affaires annuel mondial. Dans cet article, nous allons vous présenter les principales obligations du RGPD pour les entreprises et vous donner quelques conseils pour vous y conformer.
1. Nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO)
La première étape pour se mettre en conformité avec le RGPD est de nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO). Le DPO est une personne chargée de veiller au respect du RGPD au sein de l’entreprise. Il doit être indépendant et disposer des compétences nécessaires pour assurer cette mission. Certaines entreprises sont tenues de désigner un DPO, notamment celles qui effectuent un traitement de données à grande échelle ou celles dont l’activité principale consiste en un suivi régulier et systématique des personnes concernées.
Toutefois, même si votre entreprise n’est pas soumise à cette obligation, il est vivement recommandé de désigner un DPO afin d’avoir une vision claire et précise de vos traitements de données et de vous assurer de leur conformité.
2. Cartographier les traitements de données
Pour être en conformité avec le RGPD, il est indispensable d’identifier et de cartographier l’ensemble des traitements de données à caractère personnel réalisés par votre entreprise. Cette cartographie doit permettre de connaître la nature des données traitées, les finalités du traitement, les personnes concernées, les acteurs impliqués et les mesures de sécurité mises en place.
Cette cartographie est essentielle pour évaluer les risques liés à chaque traitement et mettre en place les mesures nécessaires pour assurer la protection des données. Elle doit être régulièrement mise à jour et partagée avec l’ensemble des collaborateurs concernés.
3. Informer les personnes concernées
Le RGPD impose aux entreprises d’informer les personnes dont elles collectent et traitent les données à caractère personnel. Cette information doit être claire, transparente, compréhensible et facilement accessible. Elle doit notamment préciser l’identité du responsable du traitement, la finalité du traitement, la durée de conservation des données, ainsi que les droits dont disposent les personnes concernées (droit d’accès, de rectification, d’opposition, etc.).
Il convient donc de rédiger des mentions d’information adaptées à chaque type de traitement et de s’assurer qu’elles sont bien communiquées aux personnes concernées au moment de la collecte des données.
4. Obtenir le consentement des personnes concernées
Dans certains cas, le RGPD impose aux entreprises d’obtenir le consentement des personnes concernées avant de traiter leurs données à caractère personnel. Ce consentement doit être libre, éclairé, spécifique et univoque. Il doit résulter d’un acte positif et explicite de la personne concernée (par exemple, cocher une case ou cliquer sur un bouton).
Il est donc important de vérifier si vos traitements nécessitent le consentement des personnes concernées et, le cas échéant, de mettre en place des mécanismes permettant de recueillir ce consentement de manière conforme au RGPD.
5. Assurer la sécurité des données
Le RGPD impose aux entreprises de garantir la sécurité des données à caractère personnel qu’elles traitent. Pour cela, elles doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
Ces mesures peuvent inclure la pseudonymisation ou le chiffrement des données, la limitation de l’accès aux données aux seules personnes autorisées, la mise en place de sauvegardes régulières ou encore la réalisation d’audits réguliers pour détecter les failles de sécurité.
6. Répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées
Le RGPD renforce les droits des personnes dont les données sont collectées et traitées par les entreprises. Ces droits incluent notamment le droit d’accès, de rectification, d’effacement (« droit à l’oubli »), de limitation du traitement, de portabilité des données et d’opposition. Les entreprises sont tenues de répondre aux demandes d’exercice de ces droits dans un délai d’un mois.
Il est donc crucial de mettre en place des procédures internes permettant de traiter rapidement et efficacement ces demandes et de former les collaborateurs concernés à ces procédures.
En résumé, le RGPD impose aux entreprises des obligations importantes en matière de protection des données à caractère personnel. Pour être en conformité avec ce règlement, il est essentiel de nommer un DPO, cartographier les traitements de données, informer les personnes concernées, obtenir leur consentement, assurer la sécurité des données et répondre aux demandes d’exercice des droits. En respectant ces obligations, vous protégerez non seulement les données de vos clients et employés, mais également la réputation et la pérennité de votre entreprise.
